¿Por qué SAP Business One?

SAP es una empresa que cuenta con más de 40 años desarrollando software especializado para la gestión empresarial. Con SAP Business One las empresas no solo obtienen una herramienta de control, también obtienen el conocimiento de más de 60 mil empresas que lo usan a nivel mundial. SAP Business One tiene más de 1.000.000 de usuarios en cerca de 150 países. En el mercado colombiano tiene 20 años satisfaciendo las necesidades de crecimiento a empresas de todos los sectores económicos.

Uno de los beneficios que les ofrece SAP con su software es la centralización de los datos en una única fuente de información, a partir de allí todas las áreas tienen una visión única y actualizada minuto a minuto que les permite operar con mayor precisión.

¿Cómo se implementa y configura SAP Business One?

La metodología que usamos para implementar el software se basa en las mejores prácticas sugeridas por SAP la cual consiste en un proceso de 5 fases, las cuales mencionaremos a continuación:

Preparación del Proyecto:

En esta fase se diseña un Plan de Proyecto junto con el líder de implementación designado por el cliente, es aquí donde se determinan todos los aspectos administrativos del proyecto, como tiempos de entrega y personal involucrado en el mismo.

 Levantamiento de información:

Es sin lugar a dudas la fase clave de todo el proceso, ya que en ésta se realiza un levantamiento de información detallado para cada proceso de negocio que tiene el cliente, la sugerencia es que se haga entre el director de cada área, el líder de implementación y un consultor funcional de One Consulting. La información recopilada en ésta fase es clave pues se constituye en nuestra carta de navegación al momento de configurar el sistema, de forma tal que funcione acorde a la lógica de negocio del cliente.

Las descripciones generales de lo configurado en cada proceso de negocio se plasman en un documento llamado Blueprint.

Realización:

En esta fase se asigna un Consultor Funcional y uno de desarrollo quienes cuentan con amplia experiencia en implementaciones de SAP Business One. Con base en la información recopilada en el punto anterior, los consultores realizarán las parametrizaciones y personalizaciones acordadas, en ésta fase al igual que en todo el proyecto, los consultores asignados estarán en continua comunicación con las personas designadas por el cliente para tener una adecuada parametrización del sistema.

También es la etapa en la cual se prueba junto con los usuarios finales cada uno de los módulos para garantizar que funcionan acorde a lo esperado, de igual modo se coordinan capacitaciones con todo el personal que hará uso del sistema, se realiza una capacitación específica por cada proceso de negocio.

Preparación final:

Es la etapa del proyecto en la cual se ponen a punto aspectos como los saldos iniciales y actualización de datos maestros. En ésta fase se realiza una reunión entre los representantes del cliente y One Consulting para verificar que todo esté acorde a lo planeado y fijar una fecha de salida en vivo.

 Go Live y paso a soporte:

Es la fase final del proyecto donde se comienza a usar SAP Business One en productivo, durante la primera semana de operación se contará con soporte 100% presencial en caso de requerirse, las tres semanas siguientes tendrán asesoría dedicada con el consultor implementador de forma remota y tras el primer mes de salida en vivo el proyecto pasará a nuestra área de soporte.

Las actividades que se llevan e cabo en cada una de las fases conlleva a gestionar una serie importante de actas que documentan las actividades y personas involucradas, cada fase finaliza con un Acta de Cierre que debe firmar el líder de proyecto del cliente y el líder de implementación designado por One Consulting.

Al momento del inicio del proyecto se llevará a cabo un KickOff de 2 horas de duración para presentar el proyecto a toda la empresa, en ella el Director General de la empresa tiene la responsabilidad de dirigir unas palabras a todo el equipo de proyecto y a partir de ese momento todo esfuerzo realizado debe estar alineado a los objetivos planteados

¿Qué beneficios obtendrá una compañía con la implementación?

Contabilidad:

Se automatizan gran parte de los procesos contables, que normalmente debería digitar el departamento contable, eso permitiría entre otras cosas que los recursos dedicados a esta labor puedan enfocarse en labores analíticas que contribuyan a la toma de decisiones estratégicas.

Integración y estandarización de los procesos de negocio:

SAP Business One logra que cada uno de tus procesos de negocio se encuentre totalmente optimizado e integra las diferentes áreas de tu empresa. Con esto, tu negocio puede operar de una forma mucho más eficiente y bajo un mismo sistema que concentra toda la información que requieres.

Optimiza el manejo de inventarios:

El control de inventarios es un tema que preocupa a la gran mayoría de las empresas, pues éste tiene un gran impacto en todas las áreas operativas, además, es un aspecto primordial de la administración ya que cuando no se tiene controlado genera altos costos.

SAP Business One te permite entre otras cosas: Controlar entradas y salidas de mercancía, liberar y optimizar espacio en los almacenes para incrementar la rentabilidad, detectar artículos con baja rotación, robos y mermas, mejorar el servicio a clientes al reducir las pérdidas por falta de producto, por lo que con esto podrás planificar y gestionar adecuadamente tu inventario.

Mejor planeación y control de presupuesto:

Con SAP B1 tendrás una excelente herramienta para generar la información más confiable que te ayudará a realizar tus presupuestos de manera eficiente y así lograr una empresa rentable y productiva que funcione como una maquinaria perfectamente coordinada.

 Información en tiempo real para la toma de decisiones:

Este ERP para empresas en crecimiento te permite integrar la información de cada una de las áreas operativas de tu empresa y al contar con esta automatización se incrementa el nivel de confiabilidad de los datos para fundamentar tus procesos de toma de decisiones.

Cadena de suministro más eficiente:

La cadena de suministro es otro tema que preocupa a las empresas. Sin embargo, con SAP B1 no tienen por qué hacerlo, ya que se integran los procesos de manera optimizada para lograr una sinergia entre las distintas áreas que incluyen esta actividad. Con SAP Business One es posible:

  • Dar mejor seguimiento a los pedidos y órdenes para que lleguen de manera óptima a tus clientes.
  • Mejorar la planeación de la producción para que sea acorde a los niveles de inventario requeridos y asegurando la calidad.
  • Reducir procesos y tener mejor información para tomar decisiones de los mismos.
  • Incrementar la eficiencia de los procesos de órdenes de venta al hacerlo de manera automatizada.

Establecimiento de indicadores clave:

  SAP Business One te da la oportunidad de contar con un panorama más amplio e informado, ya que te ofrece indicadores clave de cada uno de los diferentes departamentos de tu empresa, los cuales te serán de gran utilidad para conocer de manera más completa la situación y qué decisiones debes tomar para el presente y futuro.

Mejora del nivel de servicio hacia clientes y proveedores:

 SAP B1 incluye la funcionalidad de CRM para tu empresa el cual te permite comprender y anticiparte a las necesidades de tus clientes, personalizar la experiencia de compra y brindar un mejor nivel de servicio, ya que al tener concentrada la información de la operación de todos los departamentos hace posible poder brindar rápidas respuestas cuando éstos requieren información sobre algún proceso.

Asimismo, su módulo de cuentas por pagar te permite tener una mejor administración, la cual te ayuda a realizar los pagos de facturas en tiempo y forma, evitar la generación de intereses innecesarios; mantener un adecuado flujo de efectivo y tener una buena relación con los diversos proveedores de tu empresa.

Acceso desde cualquier lugar (movilidad):

 SAP Bussiness One te brinda la oportunidad de descargar su aplicación móvil en tu iPhone, Android o tableta iPad, lo cual es de gran beneficio especialmente si desempeñas un cargo gerencial o un puesto que requiere muchas horas fuera de la oficina.

Eliminación de re-trabajos y aumento de la eficiencia:

 SAP B1 permite realizar una sola captura de tus datos y hacer que la información fluya hacia los diferentes departamentos, con lo que se eliminan los re-trabajos y se incrementa la eficiencia de tu personal.

Incremento de la rentabilidad de tu empresa:

Gracias a las mejoras que SAP B1 genera en las relaciones con tus clientes, el control presupuestal de gastos y costos, mejores negociaciones con proveedores, el inventario y demás aspectos relevantes de tu empresa, los niveles de rentabilidad se incrementan.