¿Cómo implementar SAP?

Los siguientes 7 pasos no proporcionan una receta exacta para el éxito, ya que la implementación de SAP Business One depende en gran medida de la empresa…

consultora que hayas elegido.

1. Análisis de los objetivos
La decisión de operar con un sistema ERP se ha tomado pero, ¿por qué? Hay tantas razones por las que se puede implementar un software como SAP Business One que es necesario comprender que su implementación no resolverá inmediatamente las necesidades del negocio. Se trata de un proceso de mejoras que se logra a través del uso de la herramienta.

El proceso de implementación comienza cuando la compañía define claramente los objetivos que pretende lograr a través de la implementación y cómo van a ser medidos. Si el objetivo o las métricas no son claros, la elección del proveedor y la implementación no serán efectivas.

2. En busca del proveedor
El siguiente paso es encontrar el partner de implementación de SAP Business One adecuado.

Una de las claves para lograrlo es buscar empresas que se especialicen en la implementación por industrias. De esa manera, tendrás la seguridad de que el partner cuenta con la experiencia necesaria para tu compañía y no cualquier implementador con un precio accesible.

Igualmente, las referencias pueden ser una buena guía. Contacta a los clientes actuales de tus posibles proveedores y verifica cuáles han sido sus experiencias con ellos: ¿la implementación sigue en pie? ¿Han recibido el soporte esperado? ¿Recomendarían a su partner de implementación?

Una vez hecho esto, averigua cuáles son las metodologías que utilizan; es decir, qué estándares son utilizados y reconocidos por industria, así como probados para entregar resultados tangibles.

El proveedor correcto podrá cumplir con estos requisitos para darte la confianza que necesitas para tu inversión.

3. Control del presupuesto
Para poder controlar el presupuesto, necesitas identificar los costos reales de SAP Business One. Esto puede ser complejo en algunas ocasiones.

Existen muchos proveedores que te ofrecerán una cifra inicial baja para la implementación. Sin embargo, conforme avance el proyecto, añadirán costos ya sea por tiempo o por consultoría, entre otras cosas.

Idealmente, tu proveedor debería poder decir un costo invariable, que incluya todo lo mencionado anteriormente. Así, aunque parezca más caro de forma inicial, a la larga, será una mejor inversión.

Cuando se trata de presupuesto, es mejor que preguntes claramente qué NO está incluido en la oferta que te proporcionan. Puede ser migración de datos, trabajos de modificación o atención de emergencias. No hay forma de que sepas esto a menos que los proveedores lo aclaren, pero indiscutiblemente debe formar parte de tu plan de costos.

4. Integración del equipo
La implementación de SAP Business One requiere un equipo especializado para que se gestionen las relaciones entre tu proveedor y tu empresa. Dicho equipo debe ser seleccionado entre tus áreas para que todas se sientan parte de la implementación de dicho cambio.

Sin embargo, el partner también debe proveer consultores que guíen a tu negocio a través de la implementación. Debes procurar que esto sea parte de la oferta de tu proveedor, ya que muchos sólo realizan la instalación del software, pero no realizan una alineación adecuada con tus procesos.

Lo mejor sería que el equipo de consultores se limitara a atender a tu proyecto, ya que de otra forma, es posible que no tengan la disponibilidad necesaria para atender tus dudas y necesidades.

5. Capacitación y adaptación del software
Para una implementación es igual de importante que la empresa consultora comprenda cómo funciona el negocio y no que el negocio comprenda el software que está implementando.

En primer lugar, el proveedor debe comprender los procesos y transacciones detrás de su cliente, de manera que se evite redundancia y poca claridad en los procesos.

Una vez que se haya armonizado ese aspecto, es necesario comenzar un plan de entrenamiento para el equipo. Esto debe incluir las sesiones iniciales y generales, pero también sesiones de actualización y mejora del uso de módulos de SAP Business One.

La capacitación no es sólo importante para el uso del software, sino para su adaptación efectiva. Es común que, cuando no se da el entrenamiento adecuado, las personas recaigan en sus actividades previas, prefiriéndolas por ser conocidas y menos complejas de adoptar.

Es crítico que no suceda esto en tu empresa. Una vez que el personal entienda las necesidades de implementación y las acepten, deben realizar todo lo que esté en su mano para que se logren.

Igualmente, deberán contar con la puerta abierta al servicio del proveedor en caso de que tengan alguna duda al respecto.

6. Migración de datos
Si te preguntaran: “¿qué información de tu sistema actual quieres migrar para la implementación de SAP Business One?” Seguramente la respuesta sería: “todo”. Y aunque esto es posible, también es muy probable que requiera más tiempo y presupuesto.

Es necesario ser realistas. Analiza cuáles son los procesos clave de tus operaciones por área y, posteriormente, asigna un volumen aproximado por relevancia. Entre tantos documentos, hay una línea gris que debe guiar tu decisión y que debe considerar los registros y la complejidad de los documentos que incluye.

Sin embargo, otra cuestión importante es la migración de los datos en sí. Verificar que tu proveedor garantice la compatibilidad y lectura correcta de tus documentos en SAP Business One es indispensable. Además, querrás tener un mapeo sencillo de cómo se irán guardando dichos archivos en el nuevo sistema…

Antes de que el proyecto finalice y arranque, deberás revisar que la migración se haya llevado a cabo adecuadamente. Muchas de tus operaciones dependerán directamente de esto, por lo que es necesario prevenir y resolver cualquier problema antes de comenzar el uso de SAP Business One.

7. Una vez que arrancó el proyecto…
No creas que cuando comienzas la operación se ha acabado todo. Es necesario que revises constantemente que todo vaya acorde a lo esperado y, si sucede de otra forma, consultar a tu proveedor para que lo adecúe.

Igualmente, no dejes de dar capacitación a tu personal para que pueda hacer más efectivas sus operaciones en el software.

¿Sabías que 7 de cada 10 empresas que implementan un ERP no lo hacen adecuadamente? ¡Evita la pérdida de tiempo y dinero! Encuentra al mejor partner para tu implementación.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *